A entrada no 2º semestre normalmente marca o início dos processos orçamentários das organizações. É neste pontapé inicial que são definidas as premissas que nortearão a expectativa de resultados e ações do ano seguinte, alinhadas ao planejamento estratégico. O exercício de elaboração do planejamento para o ano 2021, porém promete trazer um grau de complexidade ainda maior para os gestores.
A pandemia da Covid-19 afetou fortemente a demanda de diferentes segmentos, comprometendo os resultados do ano vigente, a estabilidade financeira das empresas e provocando a necessidade de tomada de ações imediatas para preservação do caixa, elemento fundamental para sobrevivência durante o período de menor entrada de recursos. Não há dúvidas de que muitas as empresas que hoje vemos no início do 2º semestre são muito diferentes das que iniciaram o ano de 2020: em seu nível de receitas e gastos, na sua forma de operar, na relação com seus fornecedores e funcionários e na forma como se relacionam com os seus clientes.
Gestores que antes se utilizavam do expediente de projeção dos gastos atuais para planejar o ano seguinte terão, nesse novo ciclo, um desafio adicional. Os dados históricos comumente utilizados pelas empresas como ponto de partida para elaboração do orçamento já não refletem a nova realidade e futuro de muitas organizações. Além disto, as prioridades no âmbito de negócios e pessoas mudaram durante a pandemia e a transformação digital foi acelerada. Portanto, é necessário repensar de forma ampla a alocação dos gastos considerando este novo cenário. Não é exagero considerar que em alguns casos deve-se “retornar à prancheta”, ou começar do zero!
Repensando a alocação de gastos do zero
Para muitos processos, sejam eles finalísticos ou de suporte, é comum observar que os modelos de operação são replicados e perpetuados ano após ano. As diferentes mudanças observadas no nível de receitas e no comportamento dos diferentes stakeholders (acionistas, clientes, colaboradores e sociedade), porém, aceleraram a mudança de prioridades e também, de percepções do que é vital para cada organização.
Neste sentido, entregas antes consideradas importantes podem ter perdido sua relevância, assim como novas entregas passam a ser vitais para a nova perspectiva. Esta é uma oportunidade ímpar para promover a reflexão do que efetivamente agregará valor para a organização e de como as entregas serão realizadas, repensando a alocação dos gastos das áreas e processos a partir do zero.
É fundamental que estas conclusões estejam de fato refletidas na nova proposta de valor das diferentes áreas da organização, descontinuando as entregas que perderam sua relevância e consequentemente, os processos e gastos atrelados a elas. Por outro lado, deve-se também avaliar quais são as entregas que passam a ter maior importância ou mesmo necessidade de serem criadas. Da mesma forma, o como estas entregas serão realizadas deve ser repensado.
A redução dos gastos com o que se tornou supérfluo passa a financiar o reforço ou a criação de novas necessidades agora mais relevantes, que garantirão o futuro das empresas.
Perseguindo o zero desperdício
Além do questionamento sobre a necessidade dos gastos abordado anteriormente, o conceito de zero desperdício deve ser perseguido incessantemente através da máxima eficiência dos processos. Os desperdícios representam um gasto além do necessário de matérias-primas, insumos, contratos com fornecedores e mão de obra alocada. Conseguir reduzi-los, portanto, significa que sua organização estará operando próximo ao nível ótimo de consumo dos gastos.
A busca da eficiência dos processos deve ser orientada a partir do gerenciamento de indicadores de performance que permitam: mensurar os diferentes tipos de desperdícios; direcionar análises para identificação e estratificação de oportunidades através de comparativos internos ou externos (benchmarks); implementar planos de melhorias para remoção das causas que geram os desperdícios.
A transformação digital tem papel importante nesta melhoria, com adoção de ferramentas e soluções tecnológicas que permitirão:
- Aumentar a capacidade de identificar pontos de ineficiência através da utilização intensa de analytics;
- Aumentar a produtividade e garantir maior previsibilidade e estabilidade dos processos com a robotização de atividades repetitivas;
- Incorporar de maneira rápida conhecimentos não dominados com impacto em eficiência através de soluções especializadas de mercado fornecidas pelo ecossistema de startups, empresas da indústria 4.0, de tecnologia ou especializadas. Em diversas situações, estas soluções podem, inclusive, transformar a característica do gasto de fixo para variável, blindando a empresa para possíveis variações no cenário.
Corrigindo o rumo frente aos desvios e oscilações
Por fim, além de realizar um planejamento do nível ideal de gastos, estar preparado para rápidas correções é uma competência que se torna ainda mais relevante no mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo). Só assim, o plano se traduz na prática. É importante identificar rapidamente os desvios e mudanças de cenário gerenciando os indicadores de performance e definindo as contramedidas dos impactos apontados pelo forecast, que deve ser atualizado frequentemente. A utilização de ferramentas de tecnologia como inteligência artificial e machine learning podem potencializar esta gestão permitindo evoluir de um modelo descritivo com olho no retrovisor para um modelo preditivo.
Em resumo, a abordagem estruturada e adequada à velocidade que o mundo atual requer tem o objetivo de garantir e aprimorar a qualidade do planejamento orçamentário. Adequar os gastos às novas necessidades, trazer eficiência na sua aplicação e ser flexível para que, se preciso for, rápidas correções de rumo aconteçam. Esta é a orientação da gestão para o futuro e não para o passado. A ela, chamamos de Gestão Inteligente de Gastos na prática.
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Fonte: Falconi – Julho/2020